Objaśnienia podatkowe w zakresie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb KSeF
W dniu 28 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów wydało objaśnienia podatkowe dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przez KSeF.
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF nie dotyczy wystawiania faktur przez podatnika:
- nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub
- nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych ma zatem zastosowanie do podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, którzy posiadają siedzibę działalności gospodarczej w Polsce, a także do podatników, którzy nie posiadają siedziby na terytorium Polski, ale jedynie stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiane są faktury.
Natomiast, jeżeli podatnik nie ma siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce albo posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale nie uczestniczy ono w fakturowanej transakcji, wystawienie faktury ustrukturyzowanej dla podatnika ma charakter fakultatywny. Na mocy art. 106ga ust. 4 ustawy, podatnicy, nieobjęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane. Jeżeli podatnik nie zdecyduje się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, to dla udokumentowania transakcji będzie wystawiał faktury na dotychczasowych zasadach - podatnik może każdorazowo zadecydować czy chce skorzystać z KSeF i wystawić dobrowolnie fakturę za jego pośrednictwem, czy też nie.
Analizy, czy podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, należy dokonywać w odniesieniu do sytuacji konkretnego zagranicznego podatnika. Podatnicy z siedzibą na terytorium Polski, nabywający towary lub usługi od podatników z siedzibą za granicą, dla celów stosowania KSeF nie są zobowiązani do dokonywania weryfikacji, czy taki zagraniczny podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Uwzględniając powyższe Ministerstwo wyjaśniło, że dla celów wystawiania faktur, przykładowe kryteria, które powinien zastosować podatnik w celu ustalenia istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nabywcy towaru lub usługi oraz ewentualnego jego uczestnictwa w nabyciu, powinny być następujące:
- w przypadku braku informacji pozwalających przeprowadzić analizę, czy nabywca (zagraniczny podatnik) posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, podatnik może przyjąć, że taki nabywca nie posiada go na terytorium Polski. W takim przypadku powinien udostępnić nabywcy z siedzibą poza Polską fakturę ustrukturyzowaną w sposób z nim uzgodniony, np. w formie papierowej;
- jeżeli nabywca (zagraniczny podatnik) złoży podatnikowi oświadczenie w zakresie posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski i ewentualnego jego uczestnictwa w nabyciu towaru lub usługi, podatnik powinien przyjąć stan zgodny ze złożonym oświadczeniem. W przypadku oświadczenia o istnieniu stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i jego uczestnictwie w nabyciu towaru lub usługi, podatnik nie ma obowiązku udostępniania nabywcy faktury ustrukturyzowanej w uzgodniony z nim sposób;
- jeżeli nabywca podaje dla celów transakcji NIP, pod którym jest zidentyfikowany w Polsce, i nie złoży podatnikowi oświadczenia o braku stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej lub o braku jego uczestnictwa w nabyciu towarów lub usług, podatnik może założyć, że nabywca posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i uczestniczy ono w nabyciu świadczonych usług lub towarów. W takim przypadku podatnik nie ma obowiązku udostępniania nabywcy z siedzibą poza Polską faktury ustrukturyzowanej w uzgodniony z nim sposób.
