Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW, dotyczy problematyki skutków podatkowych przesyłania nabywcom tzw. wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w formacie PDF. Przedmiotem rozstrzygnięcia była ocena, czy wizualizacje PDF sporządzane na podstawie faktur wystawionych w KSeF i przekazywane nabywcom poza systemem, mogą zostać uznane za tzw. „puste faktury” albo odrębne faktury dokumentujące tę samą czynność, skutkujące obowiązkiem zapłaty podatku VAT na podstawie art. 108 ustawy o VAT.
Wnioskodawca, będący czynnym podatnikiem VAT posiadającym siedzibę na terytorium Polski, wskazał, że w związku z wejściem w życie obowiązkowego fakturowania w KSeF dostosował swoje procesy księgowe i informatyczne do wystawiania faktur ustrukturyzowanych zgodnie z wymogami ustawy o VAT. Jednocześnie planował utrzymanie praktyki przesyłania nabywcom dodatkowych wizualizacji faktur w formacie PDF, mających stanowić odzwierciedlenie faktur uprzednio wystawionych w KSeF. W opisie zdarzenia przyszłego wskazano, że proces dokumentowania sprzedaży miał przebiegać dwuetapowo. W pierwszej kolejności podatnik wystawiałby fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML za pośrednictwem KSeF zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną oraz wymogami ustawy o VAT. Po poprawnym przesłaniu dokumentu do systemu podatnik otrzymywałby urzędowe poświadczenie odbioru zawierające numer identyfikacyjny KSeF. Następnie podatnik generowałby wizualizację tej faktury w formacie PDF i przesyłał ją nabywcy poza systemem KSeF. Wnioskodawca podkreślał, że wizualizacja PDF miałaby zawierać wszystkie obligatoryjne dane przewidziane dla faktury VAT, odpowiadające treści faktury ustrukturyzowanej. Dodatkowo dokument miałby zostać oznaczony numerem KSeF, datą przesłania faktury do systemu oraz kodem QR umożliwiającym weryfikację danych dokumentu. Wnioskodawca wskazał również, że wizualizacja mogłaby zawierać określone informacje dodatkowe, niewpływające na klasyfikację transakcji ani jej skutki podatkowe, a także mogłaby odmiennie prezentować niektóre elementy danych, przykładowo poprzez zastosowanie innych nazw nagłówków. Jednocześnie podatnik dopuścił możliwość, iż niektóre dane dodatkowe zawarte w strukturze XML faktury ustrukturyzowanej nie byłyby prezentowane w wizualizacji PDF.
W ocenie Wnioskodawcy wizualizacja PDF nie mogła zostać uznana za odrębną fakturę, lecz wyłącznie za techniczne odwzorowanie faktury ustrukturyzowanej wystawionej uprzednio w KSeF. Podatnik argumentował, że przepisy ustawy o VAT nie zakazują dobrowolnego udostępniania nabywcom wizualizacji faktur poza systemem KSeF, a Ministerstwo Finansów wielokrotnie wskazywało możliwość stosowania różnych form prezentacji danych oraz zamieszczania informacji dodatkowych w takich wizualizacjach. Zdaniem Wnioskodawcy kluczowe znaczenie miało zachowanie zgodności danych obligatoryjnych pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a jej wizualizacją oraz brak wpływu dodatkowych informacji na charakter i wartość transakcji. Podatnik podkreślał również, że zastosowanie numeru KSeF i kodu QR wykluczało możliwość uznania wizualizacji za kolejną fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie podzielił jednak stanowiska Wnioskodawcy i uznał je za nieprawidłowe. Wskazał, że zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT każdy podmiot, który wystawi fakturę z wykazaną kwotą podatku, zobowiązany jest do jego zapłaty. Obowiązek ten może powstać nie tylko w przypadku tzw. pustych faktur dokumentujących czynności niedokonane, lecz również wtedy, gdy ta sama czynność zostanie udokumentowana więcej niż jedną fakturą. W uzasadnieniu interpretacji organ podkreślił, że faktura ustrukturyzowana wystawiana za pośrednictwem KSeF funkcjonuje w określonym formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną FA(3), a wszelkie wizualizacje udostępniane poza systemem powinny stanowić wierne odzwierciedlenie danych zawartych w pliku XML. Zdaniem organu zasadniczym warunkiem dopuszczalności wizualizacji jest zachowanie pełnej merytorycznej zgodności pomiędzy treścią faktury ustrukturyzowanej a dokumentem prezentowanym kontrahentowi poza KSeF.
Dyrektor KIS zwrócił uwagę, że w przedstawionym modelu występowały różnice pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizacją PDF. Dotyczyły one zarówno sposobu prezentacji danych, jak i zakresu informacji ujawnianych kontrahentowi. Organ wskazał w szczególności, że brak prezentacji niektórych danych zawartych w strukturze XML – przykładowo danych dotyczących obciążeń lub odliczeń wpływających na ostateczną kwotę należności – może prowadzić do wprowadzenia odbiorcy w błąd co do warunków transakcji i wysokości zobowiązania do zapłaty. Również stosowanie odmiennych określeń dla poszczególnych pól dokumentu zostało ocenione jako potencjalnie problematyczne. Organ zaakcentował, że wizualizacja udostępniona przez sprzedawcę mogłaby różnić się od wizualizacji generowanej samodzielnie przez nabywcę za pośrednictwem aplikacji KSeF lub systemów komercyjnych, co podważałoby zasadę jednolitości i spójności dokumentacji. W konsekwencji Dyrektor KIS uznał, iż dokument PDF zawierający wszystkie istotne elementy faktury, lecz jednocześnie różniący się od faktury ustrukturyzowanej, może zostać potraktowany jako odrębna faktura w rozumieniu art. 108 ustawy o VAT.
Interpretacja prowadzi zatem do wniosku, że przesyłanie nabywcom wizualizacji faktur ustrukturyzowanych poza KSeF jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy wizualizacja stanowi wierne i pełne odzwierciedlenie danych zawartych w systemie. W przeciwnym razie wizualizacja z modyfikacjami podatnika może być uznana za odrębną fakturę, a w konsekwencji rodzić ryzyko powstania obowiązku zapłaty podatku VAT po raz kolejny na podstawie art. 108 ustawy o VAT.
angelika.luniewska@isp-modzelewski.pl 
