Prowadzenie działalności gospodarczej przez szwedzką spółkę na terenie Polski w kontekście obowiązków podatkowych – KSeF

W dniu 11 marca 2025 r. Dyrektor KIS wydał interpretację indywidualną sygn. 0114-KDIP1-2.4012.697.2024.2.JO dotyczącą dotyczy nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, obowiązku wysyłania i odbierania faktur za pośrednictwem KSeF oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego Wnioskodawca to szwedzka spółka, zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT. Produkuje i sprzedaje części zamienne, akcesoria i materiały eksploatacyjne polskiemu Dystrybutorowi, który dalej odsprzedaje je dealerom.

Aby usprawnić dystrybucję, Wnioskodawca zawarł ponad pięcioletnie umowy z niezależnym Usługodawcą na świadczenie usług logistyczno-magazynowych oraz transportowych w Polsce. Towary spółki przechowywane są w magazynie Usługodawcy, który odpowiada za ich przyjęcie, kompletację, przechowywanie i wysyłkę; Wnioskodawca pozostaje ich właścicielem przez cały proces. Usługodawca nie prowadzi sprzedaży ani nie wystawia faktur.

Obecnie Wnioskodawca dostosowuje model współpracy: planowana jest zmiana umowy, ograniczająca dostęp pracowników Wnioskodawcy do magazynu — wejście będzie możliwe wyłącznie po uprzednim zgłoszeniu i akceptacji Usługodawcy, co ograniczy nadzór Wnioskodawcy nad usługami logistycznymi.

Wnioskodawca twierdzi, że nie będzie prowadzić w Polsce żadnej fizycznej obecności — brak biur, pracowników zdolnych do decydowania o działalności operacyjnej, maszyn czy narzędzi — i opiera się na wcześniejszej interpretacji indywidualnej z 30 listopada 2017 r. sygn. 0114‑KDIP1‑2.4012.584.2017.1.MC, zgodnie z którą dotychczasowe warunki stanowiły „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” w Polsce.

W związku z powyższym opisem Wnioskodawca zwrócił się z pytaniem czy w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę na terenie Polski działalnością w oparciu o planowany model biznesowy przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca będzie zobowiązany do wystawiania i odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), który ma wejść w życie od lutego 2026 r., rozliczenia podatku VAT w Polsce oraz posiadania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w kontekście posiadania lub nieposiadania w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności w związku z nabywaniem usług logistyczno-magazynowych?

W ocenie Wnioskodawcy w związku z prowadzoną przez niego na terenie Polski działalnością w oparciu o planowany model biznesowy przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do wystawiania i odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), który ma wejść w życie od lutego 2026 r., rozliczenia podatku VAT w Polsce oraz posiadania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w rezultacie nieposiadania (zdaniem Wnioskodawcy) w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności w związku z nabywaniem usług logistyczno-magazynowych opisanych w zdarzeniu przyszłym.

Uzasadniając swoje stanowisko Wnioskodawca wskazał, że w myśl art. 28b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce jego siedziby działalności gospodarczej, za wyjątkiem przypadków, w których usługi są świadczone dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zdefiniowanego w art. 28b ust. 2 oraz powiązanych przepisach. Pojęcie stałego miejsca działalności nie zostało zdefiniowane w polskiej ustawie, ale jest ujęte w unijnym Rozporządzeniu wykonawczym nr 282/2011 (art. 11), według którego oznacza ono inne niż siedziba miejsce, które cechuje się wystarczającą trwałością i odpowiednim zapleczem personalno‑technicznym, umożliwiającym odbiór i wykorzystanie usług na potrzeby tego miejsca. Orzecznictwo TSUE (m.in. sprawy C‑168/84, C‑190/95, C‑73/06, C‑333/20, C‑931/19) oraz orzeczenia polskich sądów administracyjnych (np. NSA sygn. I FSK 1519/19 oraz I FSK 968/20) wyraźnie podkreślają, że do stwierdzenia istnienia takiego miejsca konieczne jest spełnienie łącznie trzech warunków: stałości, struktur zaplecza i możliwości samodzielnego działania (np. sporządzania umów, podejmowania decyzji). W konsekwencji, jeżeli podatnik nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (tj. brak trwałej struktury personalno-technicznej, niezależności decyzyjnej i konsumpcji usług w Polsce), to miejscem świadczenia usług jest jego siedziba poza Polską, co ma wpływ na opodatkowanie VAT i obowiązki rejestracyjne

Dyrektor KIS uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe, w uzasadnieniu interpretacji w zakresie obowiązku wystawiania i odbierania przez Wnioskodawcę faktur ustrukturyzowanych organ podkreślił, że „zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej "ustawą zmieniającą" – termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-5 ustawy, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
• na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
• w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Ponadto stosownie do art. 106gb ust. 1 ustawy:

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Natomiast według art. 106gb ust. 4 ustawy:

W przypadku gdy:

1. miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub
2. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę

- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Zatem, przepis art. 106ga ust. 1 ustawy, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r. wskazuje, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie ustęp 2 pkt 1 powoływanego powyżej przepisu przewiduje wyłączenie z przedmiotowego obowiązku podmiotów nieposiadających w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Zatem, skoro Spółka nie będzie posiadała stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, to zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy, w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą, Spółka nie będzie miała obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. Jednocześnie należy wskazać, że Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT w Polsce, w związku z czym ma możliwość wystawiania faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodnie z art. 106ga ust. 4 ustawy, w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą.

Natomiast kwestię otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF reguluje przepis art. 106gb ust. 4 ustawy który wskazuje m.in. że w przypadku gdy nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Zatem, skoro Państwa Spółka, jak ustaliłem w niniejszej interpretacji, nie będzie posiadała stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce to na podstawie art. 106gb ust. 4 pkt 2 ustawy nie będzie zobowiązana do odbioru faktur od polskich kontrahentów przy użyciu KSeF. Jednocześnie Spółka powinna uzgodnić z danym kontrahentem inny sposób odbioru ustrukturyzowanej faktury”.

Wróć do spisu treści serwisu