Stosowanie i przechowywanie faktur w wersji elektronicznej

W dniu 28 kwietnia 2023 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną sygn. 0111-KDIB3-1.4012.140.2023.4.MSO w zakresie przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny. Wnioskodawca otrzymuje faktury zakupowe od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF, przesyłanego na skrzynkę e-mail), jak i w formie papierowej. Faktury te związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Wnioskodawcę. Zgodnie ze stosowanym sposobem postępowania, każda faktura oraz inny dokument księgowy trafiający do Wnioskodawcy jest weryfikowany, ewidencjonowany (księgowany), a następnie archiwizowany. Dotychczas faktury wpływające do Wnioskodawcy w formie papierowej były archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe). Faktury otrzymywane w formie elektronicznej są drukowane i dodatkowo archiwizowane również w formie papierowej. Z uwagi na skalę działalności, ilość faktur zakupowych otrzymywanych przez Wnioskodawcę, w tym w formie papierowej, jest znacząca. Ich przechowywanie w formie papierowej wiąże się z uciążliwościami i kosztami. Wnioskodawca planuje wprowadzić pełną digitalizację faktur zakupowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także faktur otrzymywanych w formie papierowej. Zatem faktury te, choć otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu faktury zakupowe, otrzymane od kontrahentów jako tradycyjne dokumenty, będą skanowane – następnie zaś przenoszone do systemu finansowo-księgowego, i z wykorzystaniem tego systemu archiwizowane (w formie elektronicznej). Po przeprowadzeniu przez Państwa całego procesu faktura w postaci cyfrowej, jako plik (najczęściej w formacie PDF) będzie zarchiwizowana – zapisana jako nieedytowalny plik w elektronicznej bazie danych (na serwerze). Natomiast jej papierowa (oryginalna) wersja będzie trwale niszczona (utylizowana), a więc nie będzie archiwizowana (jako dokument papierowy). Wnioskodawca zadba o zabezpieczenie dokumentów w formie elektronicznej przed zniszczeniem lub utratą danych z nich wynikających. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie upoważnione do tego osoby. Ze względu na proces weryfikacji merytorycznej faktur zakupowych wpływających do Państwa, w tym obejmujący kontrolę pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług oraz skanowanie oryginalnych (zweryfikowanych pod względem merytorycznym i formalnym) dokumentów do nieedytowalnych formatów, zapewnione jest zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych w formie elektronicznej faktur. W szczególności, jak już wskazano, wersja elektroniczna faktury zawiera dokładnie taką samą treść co jej wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość modyfikowania treści faktury po jej wprowadzeniu (i zeskanowaniu) do systemu. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej, Wnioskodawca zapewni dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur, a także umożliwią ich pobór. Faktury zakupowe będę mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

Nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, będą służyć Państwa czynnościom opodatkowanym. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., nie Wnioskodawca nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten wydatek. Ponadto wydatki dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, ponoszone będę przez Wnioskodawcę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W sytuacji, gdy poniesiony wydatek, wynikający z tych faktur, dotyczyć będzie wydatków (kosztów) mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r., Wnioskodawca nie zaliczy wydatku wynikającego z faktury do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym Wnioskodawca zwrócił się z pytaniami:

• Czy będzie dopuszczalne przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów?
• Czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania?

Zdaniem Wnioskodawcy dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie ich papierowych oryginałów.

Ponadto zdaniem Wnioskodawcy, zachowa On prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, które zostały (będą) wystawione w formie papierowej, a które są (będą) przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego.

DKIS uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe. W zakresie pytania pierwszego stwierdził, że „(…) skoro elektroniczna forma przechowywania otrzymywanych przez Państwa faktur zakupowych, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur dokumentujących zakup towarów i usług. Wypełnią Państwo również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

W świetle powyższego dopuszczalne jest przechowywanie faktur wyłącznie w postaci elektronicznej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej”.

Odnosząc się do pytani drugiego DKIS podkreślił, że „(…) Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, który będzie wykorzystywał nabyte towary i usługi wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy”.

 

 

Wróć do spisu treści serwisu