Obowiązek fakturowania w KSeF

W dniu 16 czerwca 2023 r. Sejm RP uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw dotyczącą wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (ustawa została przekazana do Senatu RP).

Od dnia 1 stycznia 2022 r. istnieje już możliwość fakultatywnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów usług przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Wprowadzenie od połowy przyszłego roku obligatoryjnego wystawiania i przyjmowania faktur ustrukturyzowanych w nowej formie jest możliwe na podstawie decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE.

1. Kogo dotyczy obowiązek obligatoryjnego wystawiania e-faktur

Od dnia 1 lipca 2024 r. obligatoryjne e-fakturowanie obejmie zasadniczo czynnych podatników VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce na rzecz wszystkich podatników (w tym zwolnionych).

Od dnia 1 stycznia 2025 r. zostanie wprowadzony obowiązek wystawiania FU przez podatników korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego (ze względu na wielkość sprzedaży do 200 tys. zł) lub przedmiotowo (wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. lub przepisów wykonawczych).

Z obowiązkowego wystawiania i przyjmowania FU wyłączone zostały faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C).

Obowiązkiem wystawiania i przyjmowania FU nie zostaną objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Polski. Wystawienie FU przez te podmioty będzie fakultatywne. Podatnik nieposiadający siedziby lub stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce będzie wystawiać fakturę poza KSeF. Wyjątkiem będą podmioty nieposiadające siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, które zdecydują się na fakultatywne korzystanie z KSeF. W takim przypadku podmioty te będą mogły wystawiać FU.

Obowiązkiem wystawiania i przyjmowania FU nie zostaną objęci także podatnicy korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII ustawy z dnia 11 marca 2004 r. w rozdziale 7 (procedura nieunijna dotycząca niektórych usług), 7a (szczególna procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób) i 9 (szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych).

Jednak w przypadku podatników korzystających z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a tej ustawy (procedura unijna dotycząca niektórych dostaw towarów oraz świadczenia niektórych usług) będą oni obowiązani do wystawianie faktur ustrukturyzowanych.

Ustawa wprowadza również możliwości fakultatywnego wystawiania przy użyciu KSeF Faktur VAT RR, czyli dokumentów potwierdzających nabycie produktów rolnych oraz usług rolniczych od rolników ryczałtowych (czyli rolników korzystających ze zwolnienia od VAT), oraz dokumentów korygujących Faktury VAT RR, czyli Faktur VAT RR KOREKTA.

2. Podstawowe założenia

Obligatoryjne wystawianie i przyjmowanie FU obejmie zasadniczo czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych (B2G). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie miał zastosowanie do czynnych podatników VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług).

Przy użyciu KSeF będą wystawiane także wszystkie faktury korygujące. Faktury korygujące wystawione po wejściu w życie ustawy – bez względu na to, czy pierwotne faktury zostały wystawione przy użyciu KSeF czy poza KSeF (w związku z tym, że zostały wystawione przed wejściem przepisów o obligatoryjnym e-fakturowaniu), jeśli są wystawione przez podatnika posiadającego siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w transakcji, będą wystawiane w KSeF.

FU wystawiane na rzecz podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub posiadających wyłącznie stałe miejsce prowadzenia działalności, które nie uczestniczy w nabyciu, będą im udostępniane w postaci i w sposób z nimi uzgodniony. Jednocześnie dotychczasowy wymóg akceptacji faktury elektronicznej przez odbiorcę faktury zostanie zastąpiony formułą uzgadniania z odbiorcą faktury sposobu jej udostępniania.

Ustawa wprowadza w okresie od dnia 1 lipca do dnia 31 grudnia 2024 r. możliwości wystawiania przez podatników objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych:

u których sprzedaż jest zwolniona od podatku lub wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku,
dokonujących czynności dokumentowanych fakturami uproszczonymi (art. 106e ust. 5 pkt 3), w tym paragonów fiskalnych uznanych za faktury,
dokonujących czynności dokumentowanych fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących

faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej (art. 145l ustawy z dnia 11 marca 2004 r.).

W przypadkach wskazanych powyżej podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane, z wyłączeniem paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone, czyli paragony z NIP nabywcy do 450 zł, w tym ostatnim przypadku wystawienie kolejnej faktury w KSeF naraziłoby podatnika na obowiązek rozliczenia tego dokumentu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.

Ustawa zakłada, co do zasady, likwidację terminu 60‑dniowego zwrotu VAT i wprowadzenie w to miejsce terminu 40-dniowego, przy jednoczesnym dostosowaniu zasad doręczeń przez organy podatkowe. Przyjęte rozwiązanie zakłada stosowanie zasad doręczenia postanowień o przedłużeniu terminu zwrotu analogicznych jak dla zasad zwrotu VAT w terminie 15-dniowym dla tzw. podatników bezgotówkowych.

Ustawa przewiduje również dostosowanie przepisów w zakresie korekt zmniejszających wartość podatku należnego i naliczonego. W związku z obligatoryjnym stosowaniem KSeF przez większość podatników wprowadzona zostaje zasada, zgodnie z którą po stronie podatku należnego obniżenia podstawy opodatkowania będzie dokonywać się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Podatnicy wystawiający faktury korygujące we wskazany sposób nie będą, co do zasady, obowiązani do posiadania dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie nowych warunków transakcji z nabywcą. Analogicznie nabywca będzie obowiązany do skorygowania podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej.

Jednocześnie dostosowane zostaną zasady korekt in minus, w przypadku gdy podatnik wystawi fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana. Mowa tu o podatnikach lub czynnościach wyłączonych z obowiązkowego wystawiania FU oraz o przypadkach wystawiania faktur w okresie trwania awarii ogłoszonej czasowej niedostępności KSeF czy braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z przyczyn leżących po stronie podatnika, tzw. tryb offline.

Dodatkowo wprowadzone zostanie również odpowiednie rozwiązanie dla wystawionych faktur korygujących w postaci ustrukturyzowanej, które będą udostępnione nabywcom w sposób z nim uzgodniony, poza KSeF.

Ustawa określa również zasady postępowania w zakresie wystawiania faktur w sytuacji:

niedostępności KSeF związanej z zaplanowanymi pracami serwisowymi tego systemu – tzw. tryb offline;
awarii KSeF (ogłaszanej w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu);
awarii systemu (ogłaszanej w środkach społecznego przekazu);
braku możliwości wystawienia FU przez podatnika z przyczyn leżących po jego stronie – tzw. tryb offline;
braku obowiązku wystawiania FU.

Datą wystawienia FU uznaje się dzień przesłania jej do KSeF. Numer KSeF zawiera w swej strukturze m.in. datę wystawienia. Tę datę zawiera również urzędowe poświadczenie dokumentu elektronicznego KSeF (tzw. UPO), które przyjmuje za datę wystawienia – datę przesłania faktury do KSeF. Gdy fakturze ustrukturyzowanej zostanie nadany numer KSeF, wchodzi ona do obrotu prawnego z datą przesłania – wystawienia do KSeF. Zatem w przypadku wystawiania faktur w KSeF data wpisywana w polu P1 (odpowiadająca dacie wystawienia dokumentu określonej w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.) – za wyjątkiem sytuacji awarii, niedostępności systemu lub trybu offline opisanej niżej – nie jest kluczowa. Kluczowa jest data przesłania faktury do KSeF, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. (zgodnie z art. 106na ust. 1 tej ustawy, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF).

Natomiast za datę otrzymania faktury uznaje się dzień nadania tej fakturze numeru KSeF. Data ta jest widoczna dla odbiorcy FU w systemie.

Faktury ustrukturyzowane oraz faktury w postaci elektronicznej wystawione według wzoru faktury ustrukturyzowanej w okresie trwania awarii, ogłoszonej czasowej niedostępności KSeF czy braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z przyczyn leżących po stronie podatnika, tzw. tryb offline – po ich wprowadzeniu do KSeF, będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały odpowiednio wystawione lub wprowadzone do systemu.

W ustawie określono m.in. również: zasady ustalania kursu walut w zakresie faktur ustrukturyzowanych, wyłączenia z KSeF biletów spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych), kary pieniężne za niedopełnienie obowiązków wprowadzonych w nowelizacji ustawy (art. 106ni ustawy z dnia 11 marca 2004 r.), delegacji dla Ministra Finansów na podstawie której będzie mógł określić przypadki odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, zasady dokonywania płatności w mechanizmie podzielonej płatności w związku z wdrożeniem obowiązku wystawiania i przyjmowania FU oraz likwidację not korygujących.