Naruszenie obowiązków KSeF przez dostawcę nie odbiera prawa do uznania wydatku za KUP

      ISP uzyskało dla kluczowego klienta korzystną interpretację indywidualną dotyczącą skutków podatkowych sytuacji, w której faktura zakupowa została wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur, mimo że po stronie dostawcy istniał obowiązek jej wystawienia w KSeF. Dyrektor KIS potwierdził prawidłowość stanowiska, zgodnie z którym samo naruszenie obowiązków KSeF przez wystawcę faktury nie pozbawia nabywcy prawa do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych.

      Zgodnie ze stanem faktycznym przedstawionym w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 29 kwietnia 2026 r. znak 0111-KDIB1-1.4010.137.2026.1.AND, Spółka – ze względu na szerokie spektrum współpracujących kontrahentów, w tym także podmiotów zagranicznych – nie może wykluczyć sytuacji otrzymywania faktur wystawionych poza KSeF, mimo że po stronie dostawców będzie istniał taki obowiązek. Możliwe będą sytuacje, w których dostawca, pomimo ustawowego obowiązku, wystawi fakturę poza KSeF — w formie papierowej, jako plik elektroniczny, w systemie EDI albo jako dokument zgodny ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, lecz nieprzesłany prawidłowo przez system. . Jak wskazano we wniosku, może to wynikać m.in. z błędnej oceny obowiązku stosowania KSeF przez dostawcę, nieprawidłowego ustalenia momentu objęcia tym obowiązkiem, braku przygotowania systemowego lub powoływania się na okoliczności techniczne. Wątpliwość Spółki dotyczyła tego, czy w takich przypadkach – przy założeniu, że faktury dokumentują rzeczywiste transakcje i spełniają wymogi formalne – sposób ich wystawienia z pominięciem KSeF może wpływać na możliwość rozpoznania kosztu uzyskania przychodu.

      Organ potwierdził, że przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji wyłączającej z kosztów uzyskania przychodów wydatki udokumentowane fakturą wystawioną poza KSeF. W szczególności ustawodawca nie wprowadził w tym zakresie mechanizmu podobnego do art. 15d ustawy o CIT, który ogranicza możliwość zaliczania do kosztów niektórych wydatków w przypadku naruszenia określonych obowiązków płatniczych. Skoro więc wydatek spełnia ogólne przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie podlega wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 tej ustawy, forma doręczenia faktury poza KSeF nie powinna sama w sobie eliminować prawa do kosztu podatkowego.

      Kluczowe pozostaje to, aby faktura dokumentowała rzeczywistą transakcję, zawierała elementy wymagane przepisami o VAT i mogła stanowić rzetelny dowód księgowy. Organ zaakceptował argumentację, że dla celów CIT decydujące znaczenie ma rzeczywiste poniesienie wydatku, jego związek z działalnością gospodarczą oraz prawidłowe udokumentowanie operacji gospodarczej. Jeżeli te warunki są spełnione, nabywca nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji podatkowych w CIT wyłącznie z tego powodu, że dostawca nie dochował własnego obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF.

      Podsumowują Dyrektor KIS stwierdził, że „skoro faktura będzie dokumentować rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, spełnione zostaną wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu (m.in. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) i zostanie wystawiona w postaci papierowej lub elektronicznej (z pominięciem obowiązku jej wystawienia w systemie KSeF), przy czym będzie zawierała elementy wymagane dla tych postaci, to będą Państwo uprawnieni do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów na podstawie takiej faktury”.

      Interpretacja potwierdza, że wdrożenie KSeF nie zmienia podstawowych zasad rozpoznawania kosztów podatkowych w CIT. Dla podatników jest to ważny sygnał, że ewentualne nieprawidłowości techniczne lub formalne po stronie dostawcy nie powinny automatycznie prowadzić do zakwestionowania kosztu po stronie nabywcy, o ile transakcja była rzeczywista i właściwie udokumentowana.