Dokumentowanie najmu lokalu przez osobę fizyczną a KSeF

W dniu 4 lutego 2026 r. Dyrektor KIS wydał interpretację indywidualną nr 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG dotyczącą obowiązków dokumentowania najmu lokalu na gruncie ustawy z 11 marca 2004 r. w związku z wejściem w życie KSeF.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, że Wnioskodawca nie prowadzi działalności gospodarczej, wynajmuje lokal użytkowy podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą. Wnioskodawca wskazał, że  nie posiada numeru NIP, nie jest płatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. (nie przekroczył kwoty sprzedaży 200 000 tys. zł w rok 2025 i nie przekroczy tej kwoty również w roku 2026 r.). Wnioskodawca wystawia dla najemcy notę obciążeniową (opłaty eksploatacyjne) oraz rachunek za czynsz. Wnioskodawca wskazał również że łączna sprzedaż w danym miesiącu przekracza 10 000 zł.

W związku z powyższym Wnioskodawca powziął w wątpliwość, czy dopuszczalne jest dalsze posługiwanie się rachunkami w formie tradycyjnej (papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF) w obliczu wejścia w życie obligatoryjnego systemu faktur ustrukturyzowanych oraz czy ma obowiązek wystąpienia o nadanie numeru NIP.

W ocenie Wnioskodawcy nie będzie on obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych z tytułu najmu lokalu oraz nie będzie ciążył na nim obowiązek wystąpienia o nadanie numeru NIP w związku z wykonywanymi czynnościami.

Dyrektora KIS uznał stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Organ w uzasadnieniu interpretacji stwierdził, że najem nieruchomości stanowi odpłatne świadczenie usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. i jest wykonywany w ramach działalności gospodarczej określonej w art. 15 ust. 2 tej ustawy, a w konsekwencji podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1. Oznacza to, że z tytułu najmu lokalu użytkowego na rzecz przedsiębiorców Wnioskodawca występuje w charakterze podatnika VAT prowadzącego działalność gospodarczą. Jednocześnie Wnioskodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.

Od dnia 1 lutego 2026 r., zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., podatnicy są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. W interpretacji Dyrektor KIS wskazał, że ustawodawca w art. 106ga ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. przewidział określone wyłączenia z tego obowiązku, jednak nie obejmują one sprzedaży dokonywanej przez podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 tej ustawy. Tym samym obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy zarówno podatników VAT czynnych, jak i podatników zwolnionych podmiotowo, z zastrzeżeniem przepisów przejściowych zawartych w art. 145l oraz art. 145m ustawy z dnia 11 marca 2004 r.

Zgodnie z art. 145l ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem nie przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, mogą w okresie od dnia 1 lutego do dnia 31 marca 2026 r. wystawiać faktury w postaci papierowej lub elektronicznej, bez obowiązku korzystania z KSeF. Natomiast art. 145m ust. 1 tej ustawy przewiduje, że w okresie od dnia 1 kwietnia do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy objęci obowiązkiem stosowania KSeF mogą nadal wystawiać faktury poza systemem, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Po przekroczeniu tego progu w danym miesiącu powstaje obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Dalej organ podkreślił, że przy ustalaniu limitu 10 000 zł należy zsumować kwoty brutto z faktur, które co do zasady podlegałyby wystawieniu w KSeF. Do tego limitu nie wlicza się sprzedaży dokumentowanej fakturami wystawianymi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, faktur z kas rejestrujących i paragonów uznawanych za faktury, ani dokumentów wskazanych w art. 145n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. oraz w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s ustawy z dnia 11 marca 2004 r.

Dyrektor KIS podkreślił, że Wnioskodawca jako podatnik VAT korzystający ze zwolnienia podmiotowego ma obowiązek dokumentować sprzedaż na rzecz innych podatników zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r., a więc poprzez wystawianie faktur – na żądanie kontrahenta. W ocenie Dyrektora KIS transakcje najmu lokalu użytkowego nie powinny być dokumentowane rachunkami ani notami obciążeniowymi. Dotyczy to zarówno czynszu, jak i opłat eksploatacyjnych refakturowanych na najemców. Skoro są to czynności podlegające opodatkowaniu VAT (choć korzystające ze zwolnienia), właściwym dokumentem jest faktura wystawiona na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r.

Podsumowując Dyrektor KIS stwierdził, że „(…) jeżeli łączna wartość sprzedaży na rzecz ww. kontrahentów udokumentowana fakturami wystawionymi przez Pana w danym miesiącu nie przekroczy kwoty 10 000 zł, to nie będzie Pan miał obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w okresie do końca 2026 r. Obowiązek wystawienia faktur ustrukturyzowanych w takim przypadku wystąpi od 1 stycznia 2027 r.

Natomiast jeśli łączna wartość sprzedaży z wystawionych w danym miesiącu faktur przekroczy kwotę 10 000 zł, to będzie Pan miał obowiązek stosowania KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

Zatem odpowiadając na pytanie nr 1 - nie będzie Pan zobowiązany do przystąpienia do KSeF, tj. nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych na żądanie swoich kontrahentów, od 1 lutego 2026 r. Natomiast będzie Pan miał obowiązek wystawiania ww. faktur przy użyciu System Krajowego e-Faktur od 1 kwietnia 2026 r., jeżeli łączna wartość sprzedaży wynikająca z faktur wystawionych na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (którym wynajmuje lokal użytkowy) w danym miesiącu przekroczy kwotę 10 000 zł.”

W zakresie konieczności wystąpienia przez Wnioskodawcę o nadanie numeru NIP, w ocenie Dyrektora KIS, należy wziąć pod uwagę treść obowiązującego od dnia 1 lutego 2026 r. § 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, który przewiduje, że w przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF dokumentujących sprzedaż zwolnioną z VAT (m.in. na podstawie art. 113 ustawy), faktura musi zawierać numer identyfikacji podatkowej wystawcy. Oznacza to, że nawet podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego, który dotychczas nie miał obowiązku rejestracji do VAT, będzie musiał posługiwać się numerem NIP, jeżeli wystawi fakturę w KSeF.

Dalej organ stwierdził, że „(…) co do zasady najem prywatny, mogą prowadzić podmioty zwolnione z VAT, które nie mają obowiązku rejestrowania się do VAT.

Objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF powoduje jednak, że podmioty nie mające obowiązku rejestracji w VAT ze względu na prowadzoną działalność mogą być zobowiązane do wystawienia faktury w KSeF. W takich przypadkach podmioty te jeśli nie posługują się identyfikatorem podatkowym NIP, będą zobowiązane do wystąpienia o ten numer do organu podatkowego.

Należy dodatkowo zaznaczyć, że obowiązek wystąpienia o NIP u tych podmiotów wystąpi zasadniczo dopiero 1 stycznia 2027 r., ponieważ podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Zgodnie bowiem z art. 145m ust. 1 ustawy w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Przepis ten jest dedykowany co do zasady najmniejszym przedsiębiorcom, którzy wystawiają faktury dokumentujące sprzedaż o niewielkiej wartości.

Podsumowując, posiadanie NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to również podatników, którzy wykonują np. najem prywatny i w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do wystawienia tej faktury w KSeF”.

Wróć do spisu treści serwisu