Minister Finansów w dniu 27 czerwca 2025 r. wydał Objaśnienia podatkowe dotyczące form i sposobów przekazywania imiennej informacji PIT-11 przez płatników i inne podmioty zobowiązane do jej sporządzenia.
Przyczyną wydanych objaśnień było wykrycie rozbieżności i wątpliwości podmiotów zobowiązanych do sporządzenia imienne informacji PIT-11, zarówno co do formy, jak i sposobu jej przekazania. Jedną z istniejących tez było m.in., że: „pracodawca ma obowiązek wysyłania imiennej informacji PIT-11 listem poleconym w każdym przypadku, gdy podatnik nie odbierze jej osobiście.”
Jednakże przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych nie potwierdzają na istnienie powyższego obowiązku.
Informację PIT-11 zgodnie z treścią art. 42g ust. 1 pkt 1 ustawy należy przesłać do właściwego urzędu skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej, i to najpóźniej do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Wysyłka może nastąpić:
- za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym,
- przy użyciu oprogramowania interfejsowego (np. Web Service Uniwersalnej Bramki Dokumentów, dostępnej na podatki.gov.pl),
- z wykorzystaniem zewnętrznych programów kadrowo-finansowych zintegrowanych z systemem KAS.
Zgodnie z art. 42g ust. 1 pkt 2 ustawy, płatnik ma obowiązek przekazać informację PIT-11 podatnikowi najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
Ustawa nie narzuca konkretnej formy ani sposobu przekazania informacji PIT-11 pracownikowi. Pracodawca lub inny podmiot sporządzający formularz ma pełną dowolność, z zachowaniem zasady skutecznego dostarczenia.
Najczęściej stosowane sposoby przekazania informacji PIT-11:
- przez internetowy system kadrowo-płacowy (np. portal pracowniczy),
- mailowo – na adres wskazany przez pracownika (służbowy lub prywatny),
- tradycyjnie listownie – za pośrednictwem operatora pocztowego,
- osobiście – poprzez odbiór dokumentu w siedzibie firmy (z potwierdzeniem odbioru).
Z uwagi na fakt, że przekazanie informacji PIT-11 jest ustawowym obowiązkiem to pracodawca powinien zachować dowody jego wykonania – niezależnie od wybranej formy przekazania np.:
- potwierdzenie odbioru formularza przez pracownika,
- potwierdzenie wysyłki e-maila (z raportem dostarczenia),
- potwierdzenie nadania listu poleconego,
- raport z systemu kadrowo-płacowego potwierdzający dostępność formularza online.
tel. 32 259 71 50 
maciej.kaszuba@isp-modzelewski.pl 
