Składki na ubezpieczenie społeczne po przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę

Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza rewolucyjne zmiany dotyczące Państwowej Inspekcji Pracy. Wraz z wejściem ustawy w życie, PIP uzyska uprawnienia do „przekształcania” umów cywilnoprawnych lub umów B2B (samozatrudnienia) w umowę o pracę za pomocą decyzji administracyjnej, jeżeli organ stwierdzi, że umowa cywilnoprawna została nieprawidłowo zawarta i zleceniobiorca jest w gruncie rzeczy pracownikiem. Ustawa rodzi wiele pytań i budzi wiele kontrowersji. Jedną z najbardziej niepokojących przedsiębiorców kwestii jest wpływ ustawy na opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne. Wątpliwości te wynikają z art. 5 ustawy nowelizującej, który wprowadza zmiany w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 199, 252 i 426). Przepisy te regulują zasady rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne w przypadku „przekształcenia” umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę. Przepisy wejdą w życie w dniu 8 lipca 2026 r., pozostawiając przedsiębiorcom niewiele czasu na przygotowanie się do nadchodzących zmian.

Na podstawie decyzji administracyjnej przekształcającej umowę cywilnoprawną, zleceniobiorca uzyskuje status pracownika wraz z wszystkimi konsekwencjami. Pracownik podlega obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom społecznym – emerytalnemu, chorobowemu, rentowemu i wypadkowemu. Pracodawca ma obowiązek dokonać zgłoszenia do zakładu ubezpieczeń społecznych pracowników, których umowa cywilnoprawna została przekształcona w stosunek pracy na podstawie decyzji administracyjnej w ciągu siedmiu dni od dnia, w którym decyzja stała się ostateczna. W przypadku, w którym pracodawca złożył odwołanie od decyzji do sądu pracy, termin na zgłoszenie pracownika wynosi siedem dni od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne. Płatnik składek jest również zobowiązany do przekazania do Zakładu dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi za okres objęty decyzją o przekształceniu umowy cywilnoprawnej lub samozatrudnienia w stosunek pracy nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia, w którym decyzja stała się ostateczna.

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne pracownika, którego umowa cywilnoprawna została przekształcona w umowę o pracę, stanowią kwoty z tytułu umowy zlecenia, umowy agencyjnej, umowy o świadczenie usług (samozatrudnienia) w okresie od dnia wydania decyzji do dnia, w którym decyzja stała się ostateczna lub w przypadku odwołania się do sądu – orzeczenie sądu się uprawomocniło. Zasady dotyczące rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne zmienią się wraz z dniem, w którym decyzja o przekształceniu stanie się wykonalna.

Innym istotnym zagadnieniem jest kwestia terminów przedawnień składek: w przypadku wniesienia odwołania od decyzji przekształcającej wydanej przez organ PIP, bieg terminu przedawnienia należności z tytułu składek ulega zawieszeniu od dnia wniesienia odwołania od decyzji do dnia, w którym orzeczenie sądu stało się prawomocne.

Składki opłacone za osobę zgłoszoną do ubezpieczeń społecznych z tytułu umowy cywilnoprawnej lub samozatrudnienia wobec której wydano decyzję o przekształceniu poprzedniego stosunku w stosunek pracy uznaje się za opłacone na poczet należności ubezpieczenia z tytułu stosunku pracy. Oznacza to, że po przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę, składki, które osoba fizyczna będąca zleceniobiorcą lub przedsiębiorcą zapłaciła przed decyzją przekształcającą zostaną zaliczone jako składki z tytułu umowy o pracę. Wobec tych składek nie będą obowiązywać przepisy art. 24 ust. 6a-6g ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, zgodnie z którymi nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez Zakład z urzędu na poczet składek zaległych lub bieżących. Oznacza to, że płatnik nie będzie mógł się domagać zwrotu nienależnie opłaconych składek od Zakładu a pięcioletni termin przedawnienia nienależnie opłaconych składek, wynikający z art. 24 ust. 6g tej ustawy w powyższych wypadkach nie znajdzie zastosowania.

Należności z tytułu stosunku pracy są jednak wyższe od należności z tytułu umowy cywilnoprawnej i ewentualne zaległości w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne mogą powstać jedynie w zakresie nadwyżki powstającej w wyniku różnych zasad rozliczania składek z tytułu umowy cywilnoprawnej a umowy o pracę.

Kolejna zmiana wprowadzona ustawą, dotyczy zasad przesyłania określonych danych między Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Państwową Inspekcją Pracy, Strażą graniczną i szefem krajowej administracji skarbowej. Dane i informacje będą przekazywane za pomocą systemu teleinformatycznego i mają na celu usprawnić kontrolę przestrzegania przepisów prawa pracy i zatrudnienia, prawa podatkowego i prawa ubezpieczeń społecznych. Zakład ma obowiązek udostępnić Państwowej Inspekcji Pracy w postaci elektronicznej niżej wymienione dane dotyczące ubezpieczonego:

• Imię i nazwisko;
• Datę urodzenia;
• Numer PESEL;
• rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości ubezpieczonego – w przypadku braku numeru PESEL;
• Obywatelstwo ubezpieczonego;
• Kod i nazwę tytułu ubezpieczenia;
• Nazwę i dane identyfikacyjne płatnika składek;
• Datę powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego;
• Datę zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych lub do ubezpieczenia zdrowotnego;
• Datę wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych lub z ubezpieczenia zdrowotnego,
• Informacje dotyczące wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych lub zdrowotnych z kodem przyczyny, kodem wygaśnięcia lub trybu rozwiązania stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz kodem podstawy prawnej;
• Rodzaje ubezpieczeń wraz z informacją czy są one dobrowolne, czy obowiązkowe;
• Kod wykonywanego zawodu;
• Kod pracy i okres pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
• Wymiar czasu pracy;
• Informację o podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne;
• Opłacone składki na ubezpieczenia społeczne za osoby prowadzące pozarolniczą działalność i osoby z nimi współpracujące;
• Wykazane w imiennym raporcie miesięcznym przerwy w opłacaniu składek;
• Wypłacone świadczenia z ubezpieczenia chorobowego;
• Wypłacone jednorazowe odszkodowanie z ubezpieczenia wypadkowego w powiązaniu z identyfikatorem podmiotu zatrudniającego, ustalonym procentem uszczerbku na zdrowiu, datą zaistnienia wypadku przy pracy albo stwierdzenia choroby zawodowej;
• Informacje zawarte w zaświadczeniu o stosowaniu ustawodawstwa krajowego w zakresie zabezpieczenia społecznego.

Zakład udostępnia również dane samego płatnika składek na ubezpieczenie społeczne:

• numer NIP,
• numer identyfikacyjny REGON,
• numer PESEL, a w razie gdy nie nadano numeru PESEL – rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
• kod rodzaju działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD),
• dane identyfikacyjne osób ubezpieczonych określone w pkt 1,
• liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, w tym poszkodowanych śmiertelnie i ciężko,
• liczbę zatrudnionych w warunkach zagrożenia,
• serię i numer dowodu osobistego albo paszportu, jeżeli płatnikowi składek nie nadano numeru NIP i numeru identyfikacyjnego REGON lub jednego z nich,
• nazwę skróconą,
• imię i nazwisko,
• adres siedziby,
• adres do korespondencji,
• adres miejsca prowadzenia działalności,
• liczbę cudzoziemców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych,
• obywatelstwo (obywatelstwa) cudzoziemca,
• tytuł ubezpieczenia cudzoziemca,
• stopę procentową składek na ubezpieczenie wypadkowe,
• liczbę stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• informacje dotyczące zmian danych płatnika składek,
• informacje zawarte w zaświadczeniu o stosowaniu ustawodawstwa krajowego w zakresie zabezpieczenia społecznego

Ponadto, Zakład ma obowiązek udostępnienia danych płatnika, który zgłosił cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych straży granicznej w zakresie potrzebnym do realizacji jej ustawowych zadań.

Reasumując, ustawa z dnia 11 marca 2026 r. w istotny sposób wpłynie na sposób organizowania współpracy przez przedsiębiorców. Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy, w połączeniu z rozszerzoną wymianą informacji pomiędzy organami państwowymi, mogą skutkować kwestionowaniem dotychczasowych form zatrudnienia oraz zwiększeniem obciążeń związanych z rozliczeniami składkowymi. Przedsiębiorcy powinni już teraz przeanalizować stosowane modele zatrudnienia oraz przygotować się na zwiększone obowiązki związane z rozliczaniem składek (i ewentualną korektą dokumentów rozliczeniowych ZUS) i kontrolą prowadzoną przez organy państwowe.