Etapowanie KSeF.
Ministerstwo Finansów w dniu 11 kwietnia 2025 r. opublikowało komunikat zgodnie z którym ”po analizie możliwości zmian pod kątem biznesowym i prawnym oraz analizie możliwości technicznych przygotowania systemu”, potwierdziło wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch głównych etapach, tj.:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników (z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty – do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie – i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.).
Zwraca uwagę zmiana dotychczasowego roku bazowego, dla dużych podatników, którym pierwotnie miał rok 2025. W chwili obecnej planuje się – racjonalnie – że rokiem bazowym dla obliczenia sprzedaży brutto będzie rok 2024, co umożliwi o wiele wcześniejszą identyfikacje obowiązków związanych z harmonogramem wdrożenia KSeF.
Dalej jednak wydaje się niedostrzeżony problem formy otrzymywania faktur w okresie luty-marzec przez „pozostałych podatników”, korzystających z przejściowego prawa nie wystawiania faktur w KSeF. Przy obecnie zaproponowanych rozwiązaniach podatnicy ci otrzymywać bowiem będą faktury od dużych podatników od 1 lutego co do zasady poprzez … KSeF. Powyższe czyni „etapowanie” wdrożenia KSeF w zasadzie iluzorycznym, bowiem faktury zakupowe wystawiane dla „pozostałych podatników” przez podatników dużych obowiązkowo trafią do KSeF już od 1 lutego 2026 r.
Odroczenia dla niektórych faktur oraz dla kar i ID KSeF na przelewach.
Planuje się, że do końca 2026 r.:
- będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, w tym paragonów z NIP do 450 zł,
- nie będzie kar za brak fakturowania w KSeF oraz błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
- nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF (ID KSeF) w płatnościach za faktury ustrukturyzowane (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).
Faktury konsumenckie oraz faktury VAT RR
Zgodnie z doczasowymi założeniami faktury na konsumentów nie będą obowiązkowo wystawiane przez KSeF, ale podatnik będzie miał takie prawo już od 1 lutego 2026.
Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.
Tryb offline
Ministerstwo potwierdza bezterminowe uprawnienie do wystawiania faktur poza KSeF (ale z wykorzystaniem struktury logicznej FA(3), z obowiązkowym ich przesłaniem do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym (tzw. tryb „offline24”).
Konstrukcja rozwiązania realizuje dwa postulowane przez przedsiębiorców cele.
Po pierwsze, ułatwienia w wystawieniu i wydaniu faktury na rzecz podmiotów zagranicznych lub tych, które nie posługują się numerem NIP, w sposób dla nich dogodny.
Po drugie, z rozwiązania można skorzystać przy trudnościach z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu wynikających np. z jakości sieci transmisyjnej. Taki system pozwala na wyeliminowanie obaw przedsiębiorców związanych z wydłużonym czasem oczekiwania na wystawienie faktury w KSeF.
Proponowane rozważanie ma łagodzić restrykcje związane z istotą przyjętego systemu („podwójna dat” faktury) i pozwolić na ujednolicenie daty wystawiania faktur w KSeF – zawsze, bez względu na to czy faktura będzie wystawiona w trybie online, czy w trybie offline24, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę.
Korzystanie z trybu wymagać będzie szeregu działań przygotowawczych (m. in. zainstalowanie „certyfikatu wystawcy faktury” koniecznego do uwierzytelnienia się w systemie i niezbędnego do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24”), jak też organizacji na nowo całego procesu fakturowania i przeszkolenia w tym zakresie pracowników.
Struktura faktury (Fa(3) oraz certyfikat wystawcy faktury.
W czerwcu 2025 r. resort zobowiązał się udostępnić nową wersję struktury logicznej FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej (tzw. schemy) oraz dokumentacji interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0.
Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury. Pozwolą one na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24” w okresie obligatoryjnego KSeF.
Załącznik do faktury ustrukturyzowanej.
Ministerstwo Finansów zapewni również możliwość dodania załącznika do e-faktury. Załącznik będzie stanowił integralną część dokumentu sprzedaży, a jego treść będzie ustrukturyzowana i opisana w strukturze logicznej FA(3). Spełnia to potrzebę umieszczania przez podatników w załączniku faktury, w sposób dotychczas stosowany, złożonych danych, m.in. w zakresie ceny jednostkowej, miary i ilości. Faktury z załącznikiem będzie można wystawiać po złożeniu zgłoszenia za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. To stworzenie możliwości dodawania załączników do faktury za media, usługi telekomunikacyjne, karty paliwowe i inne „zbiorcze”.
Aplikacja podatnika
Dla podatników nie korzystających z oprogramowania komercyjnego do fakturowania w KSeF MF udostępnia darmową aplikację webową (Aplikacja podatnika). Od listopada 2025 r. planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, by wszyscy przedsiębiorcy mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu. Takie rozwiązanie umożliwi podatnikom wcześniejsze przygotowanie się do obowiązkowego KSeF, zapoznanie się z obsługą właściwego oprogramowania oraz poznanie funkcjonalności, których będą używać od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. Produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Od tego momentu podmioty, które zostaną objęte obowiązkowym fakturowaniem, zgodnie z przedstawionym harmonogramem, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF.
Harmonogram techniczny i legislacyjny.
Link do MF: https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur–plan-wdrozenia
Doradztwo podatkowe:

Mariusz Unisk
Wiceprezes Zarządu
Dyrektor ds. Doradztwa Podatkowego
tel. (22) 517 30 94, 501 603 910
mariusz.unisk@isp-modzelewski.pl

Krystian Łatka
Doradca podatkowy
Lider Zespołu VAT
tel. 22 517 30 65
krystian.latka@isp-modzelewski.pl
Szkolenia KSeF:

Jarosław Skonecki
Wiceprezes Zarządu
Dyrektor ds. Doradztwa Podatkowego
tel. (22) 517 30 94, 501 603 910
mariusz.unisk@isp-modzelewski.pl
Kinga Makowska
Specjalistka ds. szkoleń
tel. 22 517 30 90
szkolenia@isp-modzelewski.pl

Etapowanie KSeF. Ministerstwo Finansów w dniu 11 kwietnia 2025 r. opublikowało komunikat zgodnie z którym ”po analizie możliwości zmian pod…

Ryczałt od dochodów spółek, zwany estońskim CIT, to rozwiązanie, które w związku z ogólnym wzrostem obciążeń publicznoprawnych stanowi korzystną alternatywną…

Wstęp Nowelizacją przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, na podstawie ustawy z 19.11.2024 r. o zmianie ustawy o podatku…

W dniu 13 lutego 2025 r. Rzecznik Generalna TSUE Juliane Kokott wydała opinię w sprawie C-615/23, w której NSA skierował…

W ustawie z dnia 27 września 2024 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych…

1. Zmiany w 2025 r. Ustawa z dnia 27 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych…

Ustawa z dnia 19 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o podatku rolnym, ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz…

1. Słowem wstępu. Z dniem 21 października 2024 r. Naczelny Sąd Administracyjny na wniosek Prokuratora Generalnego z dnia 24 maja…

W dniu 25 września 2024 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U.…