Projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 kwietnia 2025 r. wprowadza istotne zmiany dotyczące funkcjonowania KSeF. Zmiany te stanowią odpowiedź na postulaty zgłoszone w toku konsultacji i mają na celu m.in. dostosowanie przepisów do potrzeb przedsiębiorców, Kluczowymi elementami nowelizacji w tym zakresie są wprowadzenie tzw. trybu „offline24” oraz doprecyzowanie pojęcia „e-faktury na strukturze logicznej faktury ustrukturyzowanej”.
E-faktura na strukturze logicznej faktury ustrukturyzowanej. Pojęcie „e-faktury na strukturze logicznej faktury ustrukturyzowanej” nie jest zdefiniowane w ustawie z 11 marca 2004 r., ale wynika z nowych przepisów wprowadzonych projektem nowelizacji, w szczególności z art. 106nda. Zasadniczo jest to faktura elektroniczna wystawiona w formacie zgodnym ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej (XML, FA_VAT), ale niekoniecznie bezpośrednio w systemie KSeF.
Zgodnie z projektem nowelizacji (nowelizowanym art. 106nda ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r.), podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może, jeśli specyfika jego działalności tego wymaga, wystawiać faktury elektroniczne zgodnie z wzorem udostępnionym przez Ministra Finansów (strukturą logiczną FA_VAT). Faktury te muszą być oznaczone kodami, np. certyfikatem wystawcy, i spełniają wymogi faktur ustrukturyzowanych pod względem formatu danych. Po wystawieniu poza systemem KSeF, faktury te muszą być niezwłocznie przesłane do KSeF, gdzie otrzymają unikalny numer identyfikacyjny. Po przesłaniu do KSeF, taka e-faktura staje się fakturą ustrukturyzowaną (nowelizowany art. 106nda ust. 13 ustawy z 11 marca 2004 r.).
Jest to rozwiązanie (zgodnie z projektem nowelizacji) przejściowe, które ma umożliwić podatnikom wystawianie faktur w formacie XML zgodnym z KSeF poza samym systemem, z późniejszym obowiązkiem integracji.
W odróżnieniu od zwykłej e-faktury (która może być w dowolnym formacie elektronicznym jak PDF, XML, e-mail i nie wymaga określonej struktury danych ani integracji z KSeF, chyba że dotyczy transakcji objętych obowiązkiem), e-faktura oparta na strukturze logicznej faktury ustrukturyzowanej musi być zgodna z określonym schematem danych (FA_VAT) i docelowo zintegrowana z KSeF. Różni się też od faktury ustrukturyzowanej tym, że jest wystawiana poza systemem KSeF, a następnie do niego przesyłana, podczas gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i przesyłana wyłącznie przez KSeF.
Tryb „offline24”. Nowelizacja wprowadza nowy tryb wystawiania faktur, nazywany trybem „offline24”. Zasady tego trybu określono w dodanym do ustawy art. 106nda ustawy z 11 marca 2004 r. Tryb ten pozwala podatnikom na wystawianie faktur (będących e-fakturami na strukturze logicznej faktury ustrukturyzowanej, o których mowa powyżej) bez aktywnego połączenia z serwerami KSeF. Jest to odpowiedź na potrzeby przedsiębiorców funkcjonujących w warunkach utrudnionego dostępu do internetu, problemów technicznych, kolejek systemowych lub ograniczonego dostępu do sieci. Ma to na celu umożliwienie im realizacji obowiązków fakturowych bez ryzyka naruszenia przepisów i zwiększenie elastyczności oraz odporności systemu na zakłócenia.
Kluczowe cechy trybu „offline24”:
- możliwość wystawiania faktur poza systmem KSeF,
- obowiązek przesłania wystawionej faktury do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu,
- wymóg oznaczenia faktury kodem QR,
- do powyższego oznaczenia faktury kodem (umożliwiającym weryfikację autentyczności pochodzenia i integralności treści) wymagane jest pobranie z KSeF certyfikatu wystawcy faktury (certyfikaty mają być dostępne od dnia 1 listopada 2025 r.),
- planowane jest ujednolicenie struktury kodu QR dla faktur online i offline, umożliwiając weryfikację w KSeF, czy faktura offline została wystawiona przez uprawnioną osobę i czy jej treść jest zgodna z danymi w systemie po przesłaniu,
- datą wystawienia faktury w tym trybie jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 na fakturze,
- datą otrzymania faktury przez nabywcę jest data przydzielenia numeru KSeF lub data faktycznego otrzymania, jeśli udostępniono ją poza KSeF nabywcy bez NIP (art. 106gb ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r.),
- system KSeF ma automatycznie rozpoznawać faktury wystawione z datą wcześniejszą niż data przesłania jako faktury offline,
- warunek posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej nadal będzie obowiązywać w przypadku faktur korygujących wystawianych w trybie „offline24”, w odróżnieniu od korekt faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF, gdzie to system potwierdza dostarczenie,
- aktura korygująca do faktury wystawionej w trybie „offline24” (art. 106nda ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r.) jest wystawiana w postaci ustrukturyzowanej lub elektronicznej zgodnej ze wzorem i musi być przesłana do KSeF.
Tryb „offline24” (art. 106nda ustawy z 11 marca 2004 r.) różni się zatem od dotychczasowych regulacji dotyczących awarii KSeF (art. 106nf ustawy z 11 marca 2004 r.) czy niedostępności systemu lub niemożności wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu (art. 106nh ustawy z 11 marca 2004 r.). Chociaż oba, art. 106nda i art. 106nh ustawy z 11 marca 2004 r., przewidują obowiązek przesłania faktury do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym, tryb „offline24” jest nowym rozwiązaniem wprowadzonym nowelizacją, które ma być dostępne fakultatywnie dla podatników napotykających trudności techniczne do końca 2026 r. (na mocy art. 145r ustawy z 11 marca 2004 r.). Kara za opóźnienie w przesłaniu faktury wystawionej w tym trybie do KSeF (do 100% wartości podatku na fakturze) ma obowiązywać od dnia 1 stycznia 2027 r.
