Gwarancja jest dobrowolnym oświadczeniem gwaranta (zazwyczaj sprzedawcy lub producenta), w którym określa on obowiązki wobec kupującego, jeśli towar nie spełnia określonych właściwości (art. 577 § 1 Kodeksu cywilnego). Obowiązki gwaranta mogą obejmować naprawę towaru, wymianę na nowy, a także zwrot zapłaconej ceny (art. 577 § 2 Kodeksu cywilnego).
Reklamacja z tytułu gwarancji jest roszczeniem kupującego wobec gwaranta, związanym z wadliwością towaru. Uznanie reklamacji przez gwaranta i zwrot kwoty za towar stanowią formę naprawienia szkody poniesionej przez kupującego.
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Zwrot kwoty za towar w ramach uznanej reklamacji nie jest ani dostawą towarów, ani świadczeniem usług, ponieważ nie ma charakteru odpłatnego. Jest to raczej forma odszkodowania lub naprawienia szkody, która nie podlega opodatkowaniu.
Zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., podstawę opodatkowania obniża się o:
1) kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
2) wartość zwróconych towarów i opakowań;
3) zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
4) wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
Zwrot kwoty za towar w ramach gwarancji nie jest wprost wymieniony w tym przepisie. Jednakże, można rozważać, czy mieści się w kategorii „wartość zwróconych towarów”. Interpretacje organów podatkowych wskazują, że obniżenie podstawy opodatkowania jest możliwe, gdy zwrot towaru następuje w ramach tej samej transakcji, w której towar został sprzedany.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych potwierdza, że zwrot ceny towaru objętego reklamacją pozostaje poza zakresem opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 10 marca 2025 r. (0111-KDIB3-1.4012.20.2025.1.KO), organ ten stwierdził, że zwrot towaru przez nabywcę do Spółki, będącej Gwarantem oraz w konsekwencji zwrot (wypłata) nabywcy przez Spółkę kwoty, po której nabywca zakupił towar nie powoduje po stronie Spółki powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług z jakiegokolwiek tytułu.
Dodatkowo, organ ten uznał, że w takim przypadku Spółka nie będzie uprawniona lub zobowiązana do obniżenia podstawy opodatkowania w podatku od towaru i usług z tytułu wcześniejszej sprzedaży tego towaru.
W przypadku uznania reklamacji i zwrotu kwoty za towar, nie wystawia się faktury korygującej. Zamiast tego, transakcję można udokumentować notą księgową, która nie jest regulowana ustawą z dnia 11 marca 2004 r. (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 10 marca 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.20.2025.1.KO).
Reasumując uznanie reklamacji złożonej w ramach gwarancji i zwrot nabywcy kwoty za towar nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Nie ma również podstaw do obniżenia podstawy opodatkowania, ani do wystawienia faktury korygującej. Prawidłowym sposobem udokumentowania takiej transakcji jest nota księgowa.
W tym miejscu należy wskazać, że powyższy pogląd zdaniem autora budzi zasadnicze wątpliwości w świetle art. 29a ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.
