Teczka akt osobowych od a do e w 2024 roku – solidny warsztat na ponad 100 edytowalnych wzorach dokumentów. Wykładowca: Anna Stokłosa

Szanowni Państwo,

Serdecznie zapraszamy na intensywny warsztat na wzorach dokumentów, który rozwieje wszelkie wątpliwości w zakresie poprawnego prowadzenia akt osobowych, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Warsztat uwzględnia komplet zaktualizowanych po zmianach w 2023 r. wzorów dokumentów.

MODUŁ 1: AKTA OSOBOWE (KOMPLET WZORÓW DOKUMENTÓW W WERSJI EDYTOWALNEJ)

1. Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i archiwizacji dokumentacji pracowniczej
   1. jakie dokumenty w części A, B, C, D, E
   2. numeracja i opis stron
   3. elektronizacja – krok po kroku
   4. okres przechowywania dokumentacji
      • kazusy i przykłady
      • wzór informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
2. Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji pracowniczej
   1. dokumentacja pracownicza: jakie dokumenty kadrowe stanowią dokumentację pracowniczą; postać papierowa i postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej; nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia akt osobowych; części akt osobowych
   2. przechowywanie dokumentacji pracowniczej: przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika
   3. archiwizacja: jakie dokumenty podlegają archiwizacji w aktach osobowych; okres archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza podlega 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania wynosi 50 lat; szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu sądowym
   4. niszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb
   5. obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji, wzór
   6. zasady prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej – wymogi, przekształcenie dokumentacji sporządzonej w postaci papierowej w dokumentację w postaci elektronicznej, obowiązkowa informacja dla pracownika o prowadzeniu dokumentacji w postaci elektronicznej, wzór informacji
   7. tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny
   8. warunki wydawania pracownikowi kopii dokumentacji
   9. odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej
3.  Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników
   1. kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika
   2. orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem: – badań dt prowadzenia samochodu w celach służbowych – zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia
   3. oryginał, kopia, wzór skierowania na badania profilaktyczne
   4. dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności
   5. świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę)
   6. postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza Polską / zatrudnienie w państwie macierzystym cudzoziemca
   7. czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
   8. testy psychologiczne w procesie rekrutacyjnym
   9. kopia dowodu osobistego w aktach osobowych
   10. czy można zapytać kandydatkę do pracy o fakt ciąży w przypadku zatrudnienia na stanowisko pracy, gdzie praca kobiety w ciąży jest wzbroniona?
4. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
   1. kwestionariusz osobowy pracownika
   2. umowa o pracę (szczegółowe omówienie), forma umowy o pracę, pisemne oświadczenie pracodawcy potwierdzające zawarcie umowy o pracę w formie ustnej, zasady określania miejsca wykonywania pracy (przedstawiciel handlowy, budowlaniec, kierowca), klauzule poufności wynagrodzenia, dodatkowa treść umowy o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak formułować przyczyny zawarcia umowy); nowa treść umowy o pracę po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
   3. dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia – wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika niepełnoetatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, nowy wzór informacji po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej
   4. oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu – wzór zaktualizowaniu po zmianie KP w 2023 r.
   5. pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym – wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania – wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą)
   6. dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich z uwzględnieniem zmian po wdrożeniu dyrektywy 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów
      • wniosek o urlop macierzyński – termin złożenia, wzór
      • wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego – termin, wzór
      • wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór
      • wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego – termin złożenia, wzór
      • wniosek o urlop rodzicielski – termin złożenia, wzór
      • wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego – wzór
      • oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego
      • wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
      • wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego
      • wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór
   7. urlop wychowawczy (termin złożenia wniosku)
      • wzór wniosku o udzielenie
      • wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu wychowawczego
      • wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego
      • równoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków, oświadczenia
   8. umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy
   9. dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się – kluczowe zapisy
   10. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
   11. zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (podnoszenie kwalifikacji a nabycie nowych kwalifikacji zawodowych, podnoszenie kwalifikacji za wiedzą pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, umowa szkoleniowa a porozumienie szkoleniowe, obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe) – kluczowe zapisy umowy
   12. dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej (zmiana w 2023 r.)
   13. elastyczna organizacja pracy i przejrzyste warunki zatrudnienia na wzorach wniosków
5. Dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy
   1. dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę – warsztaty
      • rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – wzór
      • rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór
      • rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – wzory
      • nformacja w oświadczeniu pracodawcy o prawie odwołania do sądu
   2. świadectwo pracy – omówienie nowego wzoru świadectwa
      • termin wydania świadectwa pracy
      • sposób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy
      • treść świadectwa pracy
        • tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy
        • prawidłowe określenie podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy
        • prawidłowe określenie podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę
        • prawidłowe określenie szczególnych podstaw rozwiązania stosunku pracy
        • informacja dt. wykorzystania urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego
        • zajęcie wynagrodzenia za pracę a obowiązki pracodawcy co do treści świadectwa pracy (obowiązek kontaktu z poprzednim pracodawcą)
        • czy wskazywać formę wykorzystania urlopu (w naturze, ekwiwalent)
        • informacje uzupełniające: obligatoryjne, na wniosek (o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach, o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania
      • sprostowanie świadectwa pracy r.
      • zmiana treści świadectwa pracy:
      • kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy
      • zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu
   3. umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy
   4. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
   5. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku
6. Dokumenty związane z nałożeniem kary porządkowej
7. Nowa część zawierająca dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu

MODUŁ II: DOKUMENTACJA W SPRAWACH ZWIĄZANYCH ZE STOSUNKIEM PRACY

MODUŁ III: POZOSTAŁA DOKUMENTACJA PRACOWNICZA

1. Regulamin pracy zdalnej
2. Kontrola trzeźwości (zapisy do regulaminu pracy bądź obwieszczenia)
3. Dokumentacja płacowa: nowy wzór PIT-2

MODUŁ IV: Ochrona danych osobowych pracowników według RODO: pracodawca jako administrator danych

1. wzór upoważnienia do przetwarzania danych oraz klauzuli informacyjnej dla kandydata i pracownika zgodny z RODO (czy przechowywać w teczce akt osobowych?)
2. dokumentacja monitoringu w zakładzie pracy w teczce akt osobowych – wzory dokumentów

Pytania uczestników – kurs ma charakter praktyczny, czas na pytania przewidziany w trakcie całego czasu kursu

Anna Stokłosa LL.M. – radca prawny. Dyrektor ds. doradztwa prawa pracy w Małopolskim Instytucie Studiów Podatkowych. Specjalista prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i ochrony danych osobowych. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego, ukończyła studia doktoranckie w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Posiada bogate doświadczenie praktyczne w kwestiach związanych ze stosowaniem prawa pracy, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia.

17 czerwca 2024 r. w godz. 10.00-14.30, Szczecin, hotel Radisson, plac Rodła 8